• 1 Allgemeine Bestimmungen für die Nutzung von Konferenz- und Event-Dienstleistungen

Heimathafen GmbH, Gerichtsstraße 2, 65185 Wiesbaden stellt Dir, d.h. dem jeweiligen Nutzer, nach Maßgabe der folgenden Bedingungen Räume und weitere Dienstleistungen für den Bereich Konferenz (siehe § 2 „Leistungsbeschreibung Konferenzen“) und Event (siehe § 3 „Leistungsbeschreibung Event“) zur Verfügung.

Raumanfragen können über das bestehende Onlinebuchungssystem (https://community.heimathafen-wiesbaden.de/bookings) oder per E-Mail an ahoi@heimathafen-wiesbaden.de gerichtet werden. Der Vertrag kommt zustande, wenn auf eine Buchungsanfrage im Buchungssystem oder per E-Mail eine Annahme durch Heimathafen ausdrücklich und mindestens in Textform (z.B. Bestätigung per E-Mail) erfolgt ist.

  • 2 Leistungsbeschreibung Konferenzen

Konferenzen sind Veranstaltungen mit 20 oder weniger Personen. Die Leistungen im Bereich Konferenzen umfassen die Nutzung der Räume und Flächen, der Technik, des Internets und weiterer Services wie z.B. der Durchführung von Veranstaltungen, gastronomischen Service, Reinigung, Auf-und Abbau sowie verbundene Dienstleistungen.

Wir weisen darauf hin, dass wir keine Garantie dafür übernehmen können, dass technische Einrichtungen wie W-LAN, Beamer oder dergleichen zu bestimmten Zeiten funktionieren. Wir werden jedoch Fehlfunktionen nach bestem Bemühen so schnell wie für uns möglich beseitigen.

  • 3 Leistungsbeschreibung Events

Die Leistungen im Bereich Event umfassen die Nutzung der Konferenz- und Eventräume und Eventflächen, der dazugehörigen Technik, des Internets und weiterer Services wie z.B. des Eventmanagement, gastronomischer Service, Reinigung, Auf-und Abbau und verbundene Dienstleistungen für Veranstaltungen mit mehr als 20 Personen oder einem aufgrund der Art der Veranstaltung größeren Umfang.

Wir weisen darauf hin, dass wir keine Garantie dafür übernehmen können, dass technische Einrichtungen wie W-LAN, Beamer oder dergleichen zu bestimmten Zeiten funktionieren. Wir werden jedoch Fehlfunktionen nach bestem Bemühen so schnell wie für uns möglich beseitigen.

  • 4 Bedingungen für Catering und Mitbringen von Speisen und Getränken

Grundsätzlich sind Speisen und Getränke im Rahmen von Events und Konferenzen durch den Heimathafen zu beziehen. Mit unserem starken Partner, der nju Kantiin GmbH können wir auch hochwertiges Catering möglich machen. Alles was darüber hinausgeht bedarf unserer ausdrücklichen vorherigen Zustimmung. Wir behalten uns vor, wenn eigene Getränke oder Speisenversorgung mitgebracht werden oder ein Fremdcaterer eingesetzt werden soll, ein Kork- und Korbgeld nach individueller Absprache zu erheben.

  • 5 Kosten

Die Preise für die von dir gebuchten Dienstleistungen kannst du unserem Preisverzeichnis oder dem jeweiligen konkreten Angebot entnehmen. Gegebenenfalls kann die Nutzung von Konferenz- und Meetingräumen als Teil eines gebuchten Pakets aus dem Bereich Coworking auch ohne Zusatzkosten erfolgen. Bei Veranstaltungen, die einen Aufbau oder eine Anlieferung am Vortag oder einen Abbau/Abholung am Tag nach der Veranstaltung erfordern, erlauben wir uns, die Preise ggf. anzupassen und eine Pauschale von aktuell bis zu 100,00 EURO für die zusätzlichen Entsorgungs-, Energie- und Lagerkosten zu erheben.

  • 6 Kündigung, Stornierung, Änderung und Stornokosten

Eine Stornierung kann jederzeit erfolgen, löst aber gegebenenfalls Stornokosten aus, die Du uns erstatten musst. Jede Stornierung muss per E-Mail oder über das Buchungsportal (siehe § 1) erfolgen.

Bei einer Stornierung nach Zustandekommen eines Vertrages müssen wir Dir leider Stornokosten in Rechnung stellen. Dabei gelten aktuell folgende Regelungen:

Beträgt die gesamte Angebotssumme bzw. die Kosten für den von dir gebuchten Raum einschließlich aller Zusatzleistungen netto („Buchungskosten“) weniger als 2.000 EURO so schuldest du bei einer Kündigung

  ab zwei Monaten vor dem (ersten) Tag der Veranstaltung 25% der Buchungskosten

  ab einem Monat vor dem (ersten) Tag der Veranstaltung 50% der Buchungskosten

  ab 20 Tagen dem (ersten) Tag der Veranstaltung 75% der Buchungskosten

 

Erfolgt die Kündigung weniger als 14 Tage vor dem (ersten) Tag der Veranstaltung, fallen die vollen Buchungskosten an. Erfolgt die Kündigung mehr als zwei Monate vor dem ersten Tag der Veranstaltung, fallen keine Stornokosten an.

Beträgt die gesamte Angebotssumme bzw. die Kosten für den von dir gebuchten Raum einschließlich aller Zusatzleistungen netto („Buchungskosten“) mehr als 2.000 EURO, so schuldest du uns bei einer Kündigung sogar

  ab drei Monaten vor dem (ersten) Tag der Veranstaltung 25% der Buchungskosten

  ab zwei Monaten vor dem (ersten) Tag der Veranstaltung 50% der Buchungskosten

  ab einem Monat vor dem (ersten) Tag der Veranstaltung 75% der Buchungskosten

 

Erfolgt die Kündigung weniger als einen Monat vor dem (ersten) Tag der Veranstaltung, fallen die vollen Buchungskosten an. Erfolgt die Kündigung mehr als drei Monate vor dem ersten Tag der Veranstaltung, fallen keine Stornokosten an.

Soweit eine Veranstaltung nicht vollständig storniert, aber die Teilnehmerzahl geändert werden soll, musst Du dies uns ebenfalls möglichst rechtzeitig anzeigen. Eine Erhöhung der Teilnehmerzahl kann erfolgen, wenn hierfür die Einrichtungen vorhanden sind – sollte es zu Preisanpassungen kommen, teilen wir das entsprechend mit. Eine Reduzierung der Teilnehmerzahlen (Teilstornierung) wirkt sich nicht auf die Raumbuchung und die damit verbundenen Preise aus, hinsichtlich des Caterings kann die Zahl bei Mitteilung mindestens 10 Tage vor dem gebuchten Termin angepasst werden. Bei einer Mitteilung von weniger als 10 aber mehr als 2 Tagen fallen bei einer Reduzierung der Teilnehmerzahl dennoch 40% der Kosten für die Nichtteilnehmer an. Erfolgt die Mitteilung erst 2 Tage oder weniger vor dem Datum der Veranstaltung oder nehmen unangekündigt weniger Teilnehmer teil, müssen wir leider dennoch den vollen Preis für das Catering berechnen und sind dazu auch berechtigt.

Alle Stornokosten beziehen sich auf alle vereinbarten Entgelte einschließlich Steuern.

  • 7 Fair Use

Für die Nutzung aller unserer Einrichtungen – insbesondere auch für die Nutzung von WLAN und anderen technischen Vorrichtungen – gelten die Anforderungen von „fair use“. Das bedeutet, dass Du als Kunde verpflichtet bist:

  • alle geltenden und anwendbaren Rechtsvorschriften (Gesetze, Verordnungen, Richtlinien) zu beachten und einzuhalten. Dies schließt auch die Regelungen des Datenschutzes und -verkehrs ein.
  • unsere Einrichtungen niemals für illegale Zwecke zu nutzen und bei der Nutzung auch darauf zu achten, dass etwa der Urheber- und Markenschutz stets eingehalten wird. Hier weisen wir insbesondere auf das Herunterladen und/oder Nutzen urheberrechtlich geschützter Inhalte wie Bildern, Musik oder Filmen hin.
  • bei Speicherung, Verarbeitung, Abfrage, Übermittlung oder Darstellung bestimmter Inhalte alle gesetzlichen Bestimmungen beachtet werden. Dies schließt etwa eine ordnungsgemäße Impressumspflicht ebenso ein, wie Anforderungen von Daten- und Geheimnisschutz, standesrechtliche Regelungen oder Regeln des fairen Wettbewerbs.
  • Uns als Heimathafen von etwaigen Verstößen gegen die obigen Punkte deinerseits, durch Deine Kunden oder Gäste oder durch andere CoWorker, soweit und sobald Du von solchen Verstößen Kenntnis erlangst, unverzüglich Mitteilung machst.

Kommt es durch einen Verstoß gegen einen der obigen Punkte oder durch einen anderen schuldhaften Rechtsverstoß zu einem Schaden beim Heimathafen, bist Du uns zum Ersatz verpflichtet. Du musst uns in einem solchen Fall von jeglichen Ansprüchen Dritter freihalten, d.h. Du musst etwaige Ansprüche Dritter von uns abwehren oder begleichen. Bei Verstößen während der Nutzung behalten wir uns die fristlose Kündigung des Vertrags vor und sind auch berechtigt, laufende Veranstaltungen abzubrechen.

In jedem Fall behält der Heimathafen die Ausübung des Hausrechts vor. In Bezug auf Fair Use bist Du auch für das Verhalten von Helfern, Referenten, Dienstleistern, Gästen oder anderen Teilnehmern verantwortlich. Grundsätzlich sind die Räume so zu übergeben, wie sie übernommen wurden, es sei denn, dass eine Reinigung in dem Paketangebot enthalten ist. Kommt es zu erheblichen, über das übliche Maß hinausgehende Verschmutzungen behalten wir uns vor, etwaig entstehende Zusatzaufwände abzurechnen.

  • 8 Vorbehalt für Veranstaltungen mit parteipolitischem oder weltanschaulichem Charakter

Der Heimathafen ist keiner parteipolitischen Position zugeordnet, ergreift aber klar Partei für eine weltoffene, diverse, inklusive und innovationsfreundliche Haltung.Wir bauen daher ein Ökosystem, ein Netzwerk und einen Ort auf, an dem Akteure aus unterschiedlichsten Branchen, Kulturen und Kontexten für Kollaboration, Co-Kreation und Synergie-Entwicklung zueinander kommen:  Unternehmen aus der Wirtschaft treffen auf soziale Organisationen und insbesondere Impact-orientierte Start-Ups, sodass Vielseitigkeit zu Innovation führt in einem wohlwollenden und zukunftsorientierten Umfeld. s Wir wollen dabei nicht in den Fokus parteipolitischer oder tagespolitischer Auseinandersetzungen rücken, aber klar Position ergreifen für den Standort. für eine enkelfähigeZukunft und für den Zusammenhalt in unserer Gesellschaft.

Daher behalten wir uns ausdrücklich vor, Veranstaltungen mit parteipolitischem oder weltanschaulichem Hintergrund bzw. Charakter abzulehnen, wenn wir nach unserer freien Einschätzung der Meinung sind, dass diese unseren Werten oder unserer Positionierung zuwiderlaufen. Sollte eine Veranstaltung, die im Heimathafen stattfinden soll, parteipolitische oder weltanschauliche Themen (mit-)betreffen, ist der Veranstalter verpflichtet,  uns in angemessener, detaillierter Weise vorab in Kenntnis zu setzen, damit wir entscheiden können, ob die Veranstaltung mit den o.g. Werten vereinbar ist. Derlei Veranstaltungen können nur nach expliziter vorheriger Absprache und in Textform Bestätigung durch den Heimathafen in unserem Hause durchgeführt werden.

  • 9 Anforderungen an den Umgang mit Räumen und Einrichtung

Das „Alte Gericht“ ist eine Location der besonderen Art. Hier gilt eine Hausordnung, die auch dem Denkmalschutz und dem Schutz der Einrichtung Rechnung trägt. Die Hausordnung ist bei jeder Dienstleistung und Anmietung unbedingt zu beachten! Die Hausordnung ist Teil der Bedingungen.

Die Meetingräume können für alle geschäftlichen Zusammenkünfte, gemeinsame Projektarbeiten oder dergleichen genutzt werden, die Ausstattung ist pfleglich zu behandeln. Für andere Zwecke können – außer bei ausdrücklicher Vereinbarung – nur die Eventräume genutzt werden.

In jedem Fall müssen alle allgemeinen Vorschriften, insbesondere auch die feuerpolizeilichen Anordnungen, beachtet werden. Wir behalten uns vor, bei Veranstaltungen mit größerem Umfang oder besonderen Anforderungen bei Bedarf Feuerwehr, Polizei oder Rettungsdienste zu kontaktieren und etwaige Auflagen abzuklären – die Pflicht dafür liegt aber in jedem Fall bei Dir als Veranstalter. Die Kosten für etwaige Maßnahmen musst Du tragen.

Im Rahmen deiner Veranstaltung kannst Du nach vorheriger Absprache Werbe- und Hinweismaterial anbringen. Jedoch bedingt unter anderem der Denkmalschutz Einschränkungen, weshalb alle entsprechenden Maßnahmen mit uns abgestimmt werden müssen. Unangemessene, anstößige oder politische Promotion-Aktivitäten müssen unverzüglich auf unsere Aufforderung entfernt werden. Du stellst uns von jeder Haftung für von Dir verwendete Mittel dieser Art frei.

  • 10 Nutzungs- und Urheberrechte, GEMA und Lizenzen

Als Mieter bist du verantwortlich dafür, alle Urheber- und Nutzungsrechte und Lizenzanforderungen zu beachten, die mit deiner Veranstaltung oder Mietnutzung einhergehen – dies gilt auch für von dir eingeladene Künstler, Referenten oder Gäste. Insbesondere wirst du bei Verwendung von urheberrechtlich geschützten Werken (Musik, visuellem Material etc.) etwaige Lizenzrechte beschaffen, einschließlich einer etwaig erforderlichen Lizenz der Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte (GEMA). Insoweit stellst du uns von jeglicher Haftung für Verstöße und Verletzungen sowie Kosten und Strafen frei. Sollten wir im Rahmen deiner Nutzung Verstöße feststellen, sind wir berechtigt, ohne Kostenerstattung fristlos zu kündigen und auch bereits laufende Veranstaltungen abzubrechen.

  • 11 Haftungsregelung

Grundsätzlich haftest Du dem Heimathafen nur für solche Schäden, die Du zu vertreten hast (§ 276 BGB). Du haftest darüber hinaus im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften für Deine Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen. Zudem haftest Du für die Personen, die Du bei Nutzung von Konferenzen und Events oder Meetings in die Räume des Heimathafens mitbringst bzw. einlässt wie für eigenes Verschulden. Nutzt du reservierte Räume und Services länger als vereinbart, kann dir die zusätzliche Zeit zu den gleichen Bedingungen wie die Anmietung in Rechnung gestellt werden, ohne dass Heimathafen Dich zur Räumung auffordern muss.

Der Heimathafen haftet, soweit vorstehend nichts anderes ausgeführt ist, grundsätzlich nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit – bei einer Verletzung von Leben, Körper, Gesundheit oder Ehre jedoch für jede Fahrlässigkeit. Zudem haftet der Heimathafen für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten nach den gesetzlichen Vorschriften, wobei der Haftungsumfang aber auf die vertragstypischen Schäden beschränkt ist. Für Schäden, die Dritten oder Nutzern durch Nutzer oder Gäste des Heimathafens entstehen, übernimmt der Heimathafen grundsätzlich keine Verantwortung. Da das Angebot des Heimathafens eine gemischte Leistung darstellt, ist Mietvertragsrecht an sich nicht anwendbar – rein vorsorglich schließt der Heimathafen aber jegliches Recht der Minderung nach §§ 536 ff. BGB aus.

Der Heimathafen hat für seinen Betrieb die üblichen Versicherungen abgeschlossen und wird, soweit ein Versicherungsfall Eigentum oder andere Rechte von Dir betrifft, etwaige Ersatzansprüche an Dich abtreten oder weiterleiten. Allerdings übernimmt der Heimathafen keine Verantwortung dafür, ob Du in einem Schadenfall mitversichert bist – wenn Du hierzu Fragen hast, kannst Du Dich an uns wenden. Wir empfehlen Dir in jedem Fall den Abschluss von üblichen Versicherungen, insbesondere einer geeigneten Haftpflichtversicherung, die Dein Betriebsrisiko und Schäden bei uns abdeckt.

 

Stand: 30.11.2023